Das mit RECADE umgesetzte Digitalisierungs-Projekt „Digitaler Posteingang“ wurde mit dem Bahn Datenschutz-Award ausgezeichnet
Mit RECADE ging die Bahn auf Nummer sicher – im Oktober 2020 zeichnete der Datenschutzbeirat des DB Konzerns das Projekt „Digitalisierung Eingangspost“ mit dem bronzenen Datenschutz-Award aus.
„Die Digitalisierung der Eingangspost hat eine Vielzahl sehr erfreulicher Effekte für die Zentrale Personenverkehr: Zum einen konnte zeitnah die Unterstützung der Arbeit im Homeoffice realisiert werden, denn insbesondere das Thema Homeoffice hat durch die Corona-Pandemie noch mal einen enormen Schub bekommen. So waren wir von Anfang an sehr gut aufgestellt, niemand der Teilnehmenden am Pilot-Projekt musste nur wegen seiner Briefpost ins Büro fahren.
Zum anderen haben wir bereits über dieses Projekt interne Prozesse massiv beschleunigen und verschlanken können. Durch die Digitalisierung verringert sich bei konsequenter Anwendung der Aufwand für die Postzustellung um rund 60 Prozent. Die Digitalisierung der Eingangspost ist ein Standard, auf den wir nicht mehr verzichten werden.“
Bernhard Schad
Betriebsleiter der Zentrale DB Personenverkehr
Aufgesetzt wurde der Pilot in der Zentrale Personenverkehr in der Stephensonstraße, sowie in weiteren kleineren Standorten der Bahn in Frankfurt a.M. – insgesamt wurden dort ca. 3.500 Mitarbeiter bis April 2021 mit Postdienstleistungen versorgt. Dank der absoluten DSGVO-Konformität von RECADE und der Freiwilligkeit der Teilnahme am Piloten gelang es sehr schnell, Stakeholder zu überzeugen und die notwendigen internen Freigaben aller relevanten Gremien, insbesondere des Konzerndatenausschuss, für die Einführung des Systems einzuholen. Innerhalb von nur 6 Monaten konnte die Lösung produktiv genutzt werden!
Von November 2019 bis April 2021 wurden in diesem Projekt große Teile der Eingangspost in der Zentrale Personenverkehr digital zugestellt. Die digitalisierte Post wurde an die jeweiligen internen E-Mail-Adressen der Empfänger übermittelt, beim Digitalisieren der Eingangspost wurde der Inhalt mithilfe einer Texterkennungssoftware aufbereitet und als durchsuchbares und kopierbares PDF-Dokument versendet.
„Neben der vorbildlichen Umsetzung des Datenschutzes bestehen weitere positive Aspekte: Mitarbeitende mit Sehverlust können sich die digitalisierte Post an ihrem PC vorlesen lassen. Darüber hinaus können auf Wunsch auch sonstige Arbeitsunterlagen zu einem durchsuchbaren und vorlesbarem PDF-Dokument digitalisiert werden.“, so die Begründung des Datenschutzbeirates für die Auszeichnung.
Für Bernhard Schad, Betriebsleiter der Zentralen DB Personenverkehr und Projektleiter für das Projekt, fiel die rückwirkende Betrachtung nach einem Jahr Leistungserbringung durchweg sehr positiv aus.